Como organizar o seu fluxo de trabalho de maneira simples e fácil

Organizar o fluxo de trabalho, lembrar do que se deve fazer, não pular etapas, não esquecer nada. Quando se tem uma grande quantidade de clientes isso se torna um caos.

Quer paz de espírito? Quer parar de confiar na sua memória ou em anotações esparsas feitas em um caderno? Quer não precisar pagar um centavo para fazer isso?

Apresento-lhes o Trello: www.trello.com

O Trello é uma ferramenta gratuita e extremamente versátil de gerenciamento de projetos em listas, que pode ser usado para organizar desde os planos de viagem até o seu fluxo de trabalho da fotografia. Ele é uma ferramenta que pode ser utilizada por uma única pessoa ou por várias, de forma colaborativa.

Nós da Cris Dias Fotografia somos especialistas em Ensaio de Gestante e Ensaio de Recém-Nascido em Brasília/DF e utilizamos o Trello para controlar todo o fluxo de trabalho individualmente para cada cliente. Vou te mostrar como.

Entre em www.trello.com e clique em “Cadastre-se no Trello. É grátis!”.

Crie uma conta Trello.

Vá no seu e-mail e clique no link que o Trello enviou para confirmá-lo.

Essa é a tela inicial do Trello.

Na tela inicial você pode ver seus quadros, que é onde você organiza seus projetos e no canto superior direito, se você clicar no seu nome você poderá editar seu perfil e obter outras informações. Vá lá, dê uma explorada e já aproveite para configurar seu perfil.

Após configurar seu perfil, vamos criar nosso quadro com o fluxo de trabalho.

Clique em “Criar novo quadro…”

Dê um nome para o Quadro, no meu caso se chamará Cris Dias Fotografia, e clique em Criar.

Yay! Parabéns! Seu primeiro quadro foi criado!

No lado direito você poderá convidar outras pessoas para participar, alterar o fundo e realizar outras funções que você descobrirá depois. Vou alterar meu fundo para roxo para combinar com a minha identidade visual e clicar no X para esconder o menu :-)

Agora sim, vamos iniciar nossa organização do fluxo de trabalho!

O quadro do trello é composto de listas, e em cada lista você pode colocar cartões, que nada mais são do que representações de post-its. Cada lista será para nós uma das etapas do fluxo de trabalho, e cada cartão um cliente.

O cartão será removido de uma lista e colocada em outra a medida em que o cliente for avançando no fluxo.

Vou dar como exemplo o meu fluxo de trabalho para que vocês entendam a sistemática. Cada um pode personalizar seu fluxo da maneira como quiser.

Clique em “Adicionar uma lista..” e escreva a primeira etapa do seu fluxo. Na Cris Dias Fotografia nós só inicializamos o fluxo após o cliente falar que quer fechar um pacote conosco, que é quando enviamos para ele uma ficha de cadastro para que preencha, e o adicionamos no trello simultaneamente.

Sua primeira etapa do fluxo está pronta! Basta ir criando as outras e salvando.

Minhas etapas são:

1. Aguardando Cadastro: o cliente fica aí enquanto não preencheu a ficha de cadastro;
2. Aguardando pagamento da reserva: após preenchido o cadastro nós passamos as datas disponíveis e esperamos pelo cliente escolher. Pedimos para ele escolher a data e solicitamos o pagamento de um sinal para reservar a data na nossa agenda;
3. Elaborar contrato: assim que o cliente pagou o sinal, tenho a confirmação de que ele irá realmente realizar o ensaio. Com as informações do cadastro eu elaboro o contrato;
4. Aguardando ensaio: após elaborado o contrato, envio para o cliente e o coloco em “aguardando ensaio”;
5. Solicitar pagamento: nosso pagamento é realizado em até 1 dia útil após a realização do ensaio, por meio de link do PagSeguro. Eu envio o pedido de pagamento exatamente neste dia. Então, ao chegar em casa e passarmos as fotos, colocamos o cliente em “Solicitar pagamento”, para fazer isso no próximo dia útil;
6. Aguardando pagamento: chegado o dia útil, enviamos a solicitação de pagamento pelo PagSeguro e passamos o cliente e aguardamos ele pagar;
7. Selecionando fotos para o Selpics: somente após ele pagar é que iniciamos a seleção das fotos que enviaremos para o Selpics. O Selpics, para quem não conhece, é um sistema de seleção de fotos online. Após o ensaio nós temos um prazo para fazer o limpa das fotos que não ficaram boas e enviar para o cliente escolher as fotos a que ele tem direito, conforme o pacote contratado.
8. Aguardando o cliente escolher fotos no Selpics: Terminada a seleção das fotos, passamos a galeria de seleção para o cliente e aguardamos ele realizar a seleção das fotos a que ele tem direito e, se desejar, adquirir fotos extras.
9. Aguardando pagamento de fotos extra: caso o cliente tenha escolhido fotos extra, só iniciamos o tratamento após o pagamento. Caso não tenha escolhido, pulamos essa etapa;
10. Fotos em tratamento: selecionadas as fotos e pagas as fotos extras, caso tenha, iniciamos o tratamento das fotos;
11. Aguardando aprovação do tratamento: finalizado o tratamento, mostramos as fotos para o cliente e aguardamos a aprovação. Caso tenha ajustes a fazer, o cliente volta para a etapa anterior;
12. (Álbum) Em diagramação, (Álbum) Aguardando cliente aprovar a diagramação, (Álbum) Aguardando gráfica enviar: São 3 etapas para quem contratou álbum. Caso não tenha contratado álbum, nós as pulamos;
13. Fazer pacote: finalizado tudo, é hora de montar o pacote do cliente;
14. Entregar pacote: nós entregamos pelos correios;
15. Processo finalizado: pacote entregue, elogios recebidos (assim esperamos), o processo foi finalizado. Mas ei, não se esqueça do pós-vendas e de manter um bom relacionamento, viu?

Beleza, temos os processos criados, agora vamos criar os cartões dos clientes!

Uma pessoa se interessou pelo seu serviço e quer te contratar, você manda um pedido de cadastro e o coloca no Trello. Vamos lá? Vá em “Aguardando Cadastro” e clique em “Adicionar um cartão”. Coloque o nome do provável cliente e clica em “Adicionar”. Aparecerá um outro espaço em branco para continuar adicionando, mas como adicionaremos só um agora, clique no X para fechar.

Agora você tem um cliente na fase “Aguardando cadastro”. Clique em cima dele para abrir várias opções.

Aqui você poderá adicionar comentários sobre o cliente, ver a atividade desse cartão (quem o moveu, quando o moveu, o que foi alterado, etc), adicionar membros, etiquetas, checklist, data de entrega (ex: prazo), anexar coisas (ex: contrato), etc.

Eu gosto de categorizar em etiquetas o tipo de ensaio. Clique em “Etiquetas”. Clique na lápis do lado das cores que deseja usar. Vou colocar Roxo como Ensaio de Gestante, Amarelo como Ensaio Infantil e Laranja como ensaio de Recém-Nascido.

Como a Maria Aparecida quer fazer ensaio de gestante, vou clicar na etiqueta roxa para categorizá-la.

Clique agora nos “X” para fechar as janelinhas.

Beleza, a Maria Aparecida fez o Cadastro, agora solicitamos o pagamento da reserva e aguardamos. Vá no cartão dela e o arraste para “Aguardando pagamento da reserva”.

Pronto!

É simples assim controlar seu fluxo!

Agora imagine que a Maria Aparecida já está lá na fase “Fotos em tratamento”, e que o prazo para que você termine o tratamento seja 11/05/2016, como fazer para visualizar isso de maneira fácil?

Clique no cartão dela para exibir as opções e clique em “Data de entrega”.

Escolha a data e clique em “Salvar”.

Pronto! Você agora poderá visualizar o prazo para essa tarefa no cartão.

Sempre que mudar o cartão para outra fase do fluxo, lembre-se de alterar a data de entrega!

Com isso você conseguirá controlar de uma maneira muito mais fácil o seu fluxo de trabalho. Fique a vontade para customiza-lo da maneira que te melhor atender e dê uma explorada para aprender novas funcionalidades.

Se ficar alguma dúvida coloque nos comentários!

Um abraço!