Como gerenciar e controlar o projeto

A metodologia ASAP se divide em cinco fases:

Preparação
Blueprint
Realização
Preparação final
Go live e suporte

Para começar a trabalhar cada evento de fotografia como um projeto, primeiramente devemos adaptar a nossa realidade a cada etapa de um projeto. Dessa maneira, a correlação de maneira resumida seria a seguinte:

Projeto Evento

Preparação – Abertura do projeto / obtenção de dados do evento
Blueprint – Elaboração da pauta do evento
Realização – Dia de fotografar
Preparação final – Tratamento e seleção de imagens
Go live e suporte – Entrega do produto final para o cliente

É claro que essas etapas possuem subatividades relacionadas e ficaria muito extensa a explicação de cada uma nesse momento. Somente passar a fazer todas as atividades de um evento e utilizando uma metodologia adequada, já dará um salto enorme na qualidade e no profissionalismo do trabalho, pois tudo passará a ser feito com metodologia definida. Essa metodologia mostra mais facilmente o que cada etapa do processo representa e demonstra a importância de cada uma, trabalha com o risco de cada etapa, trás ferramentas para a qualificação do trabalho e finalmente padroniza os procedimentos. Pode parecer pouco mas muito já foi conquistado ao trabalhar com essa visão de projetos.

Agora chegou o momento de fazer a gestão desses projetos.

Quando estamos trabalhando com apenas um projeto, a gestão dele não é tão complexa, pois temos uma única linha de tempo com suas várias atividades devidamente relacionadas. A medição do projeto deve ser feita em períodos definidos, ou seja, com periodicidade definida. Pode ser semanal, quinzenal ou mensal. A maneira que o projeto será medido depende de cada um. Essa medição começa com o fator tempo, ou seja, se o cronograma de todas as atividades relacionadas na estruturação do projeto, estão de acordo com as atividades executadas. A partir dessa medição são feitas análises para verificar se está tudo ok ou não. Claro caso algo não esteja ok, precisa identificar o problema, planejar para resolvê-lo e trabalhar para que não aconteça novamente. Na verdade a medição de um projeto é muito mais do que isso, mas como nosso objetivo é também a simplificação para a adequação ao mundo da fotografia, vou abordar de uma maneira mais simples e objetiva.

Controlar o projeto via shutterstock.com

Na fotografia nunca teremos um único projeto para ser medido e analisado, sempre teremos vários projetos em andamento. No mundo corporativo isso também acontece com frequência, mas claro devido a complexidade dos projetos (tempo, número de pessoas envolvidas, etc) existem profissionais especializados e focados na gestão. Voltando para nossa fotografia, não temos essa possibilidade de ter um profissional para fazer a gestão dos nossos projetos, esse profissional somos nós mesmos. Como então fazer a gestão de todos esses projetos? Para fazer essa gestão na fotografia, recomendo trabalhar somente com o fator tempo, ou seja, controlar todos os prazos de cada etapa.

O fator tempo é o mais crítico, pois existe uma grande diferença entre o que foi definido para um projeto e os prazos acordados com o cliente. Vamos ver alguns itens na prática sobre esse fator tempo.

Além do tempo do projeto em si, agora temos a possibilidade de controlar e prever atividades paralelas (além das inesperadas) e principalmente conseguir dar conta de tudo, sempre pensando em pró-atividade. Atualmente é bem possível que as ações sejam somente reativas e em alguns casos já beirando o atraso ou de fato atrasadas.

Realizando a análise e a medição de cada projeto é possível entender qual mês existirá sobrecarga de trabalho e qual mês teremos tempo livre (boa oportunidade para fazer aquele workshop de 3 dias que nunca dava tempo), possibilitando assim ter algum plano de ação para evitar essa sobrecarga ou aproveitar da melhor maneira o tempo livre ou até já se preparar e avisar a esposa (o) que no mês X melhor nem contar com você rs.

Pode parecer complexo encarar cada evento de fotografia dessa maneira, mas além de não se complexo é algo que já fazemos normalmente nosso dia a dia, talvez apenas não tivéssemos algo tão estruturado, definido e principalmente visível. A inserção da gestão de cronogramas das atividades acredito ser uma etapa nova, mas com certeza vem para agregar.

Para exemplificar e explicar com mais detalhes todo esse universo, escrevi o eBook: Enxergando a Fotografia como um Projeto.

O objetivo do livro é dar uma visão diferente para o trabalho com a fotografia e sugerir um caminho. Caminho esse que logicamente pode ser seguido ou não e caso seja seguido, pode (e deve) ter muitas outras variáveis, etapas e caminhos. Sempre o nosso objetivo deve ser o de melhorar o processo. A cada projeto finalizado, faça uma reflexão do que deu e não deu certo e do que poderia ter sido diferente, tenho certeza que assim cada evento trará evolução na sua gestão e agora até na sua fotografia, pois teremos mais tempo para nos dedicarmos aos estudos.