Projeto “Ser Fotógrafo”: planejamento.

Caros amigos leitores, esse artigo é o segundo de uma série de três que irei colaborar como o Fotografia-DG. Caso você queira acompanhar a série, para melhor entendimento, convido vocês a lerem o primeiro artigo que fala sobre o escopo do projeto para quem quer se profissionalizar no ramo da fotografia através do link www.fotografia-dg.com/projeto-ser-fotografo-escopo.

Antes de começarmos a detalhar o texto, quero que vocês coloquem uma coisa na cabeça de vocês: planejamento é uma etapa crucial de todo o projeto, se bem elaborado, poupa esforço, evita gastos desnecessários e aumenta as chances de sucesso. Quando mal elaborado, os danos que ele pode causar no resultado final do projeto podem requerer gastos que não estavam previstos, reorganização de todo o trabalho e desmotivação com a caminhada rumo à profissionalização. Isso se aplica não só a projetos, mas tudo o que você pretende almejar na vida (o que não deixam de serem projetos!).

Imagem planejamento via hutterstock.com

Na minha humilde opinião, planejamento deveria ser ensinado nas salas de aula do segundo grau, mas esse assunto não deve ser discutido aqui. O que proponho a vocês é passar um pouco da minha experiência com o meu projeto pessoal: “Ser Fotógrafo”. Estou utilizando algumas técnicas de gerenciamento que vem dando muito certo e podem servir para vocês também.

Agora, vamos nos atentar a algumas atividades para compor o planejamento, que são:

1. definição e sequenciamento das atividades;
2. estimativa de recursos das atividades;
3. estimativa de duração das atividades;
4. elaboração e controle do cronograma;

Preparados?

Então, vamos lá!

1 – Definição e sequenciamento das atividades.

Nas diversas literaturas disponíveis sobre gerenciamento de projetos, essas duas atividades são tratadas separadamente. Aqui, vou simplificar tratando as duas de uma vez.

A definição das atividades é o primeiro passo de um planejamento e é feita quando nós já conhecemos o escopo do projeto. O ponto de partida para identificar essas atividades é a EAP (Estrutura Analítica de Projeto), por isso é importante ler o artigo anterior, pois o exemplo usado nele ele será usado um pouco mais abaixo.

Veja que a EAP do projeto “Ser Fotógrafo” possui alguns pacotes de trabalho: Infraestrutura, Equipamentos, Estudo, Fornecedores e Marketing.

Estrutura Analítica de Projeto (EAP) para o projeto “Ser Fotógrafo”

Para cada pacote de trabalho há uma relação de atividades que foram definidas durante a elaboração da EAP. Caso necessário, mais atividades podem ser envolvidas durante o planejamento, afinal, o nível de detalhamento varia para cada projeto.

O sequenciamento das atividades é realizado após a definição dessas e permite estabelecer as prioridades. Vamos pegar o pacote de trabalho “Equipamentos” da EAP acima. Creio que todos concordam comigo que câmera fotográfica é a maior prioridade, afinal, vamos fotografar como? Já o flash e o tripé, poderiam ser deixados por último, pois um rebatedor pode ter mais utilidade para o início das atividades como fotógrafo de ensaios em área externas. Como resolvi priorizar o rebatedor, creio que o pacote de trabalho “Estudo” pode ser reavaliado também, fazendo o estudo sobre o uso de rebatedores antes do curso básico de “Flash”.

Priorizar as atividades irá ajudar a definir com o que eu deverei gastar dinheiro primeiro.

2 – Estimativa de recursos das atividades.

Recursos podem ser tipos e quantidades de material, equipamentos, pessoas, suprimentos, enfim, tudo o que serve para executar uma atividade.

No caso desse projeto tomado como exemplo, cada aspirante a fotógrafo será o responsável pela grande maioria das atividades e o principal recurso que ele deverá ter disponível quando se tratar da aquisição de algo relacionado à infraestrutura, equipamento, ou estudo é o dinheiro a ser investido. Ter um notebook simples com acesso à internet pode ser um recurso para a busca de fornecedores, estudo online e elaboração das estratégias de marketing.

3 – Estimativa de duração das atividades.

Para cada atividade listada, devemos estimar a sua duração. Para isso, é preciso ter conhecimento sobre a atividade ou buscar as informações com as pessoas mais experientes ou nos sites que podem contribuir com a atividade. Vejam alguns exemplos:

Atividade	Duração	Como obtive informação sobre a duração da atividade?
Adquirir uma câmera fotográfica.	15 dias	Entrei em vários sites que vendem equipamentos e pesquisei qual seria o prazo de entrega para o meu endereço e somei esse prazo ao tempo que um pedido feito por boleto bancário leva para ser confirmado.
Curso de fotografia básica	07 dias	É o tempo informado pela instituição para a conclusão do curso.
Definição da marca	30 dias	Consultei um designer gráfico para saber quanto tempo ele demoraria para me entregar os modelos da marca e os logotipos em arquivo digital.

4 – Elaboração e controle do cronograma.

O cronograma é o produto de tudo o que vimos até agora: escopo, definição e sequenciamento de atividades, estimativa de recursos e duração. Ele pode ser elaborado em um arquivo eletrônico utilizando o Excel (que eu recomendo) ou outro programa de sua preferência. Caso o futuro fotógrafo não saiba como utilizar esses programas de computador, utilize folhas A4, lápis, borracha e régua, mas NÃO DEIXE DE PLANEJAR.

Vamos pegar as informações da EAP, as atividades definidas, vamos sequenciá-las e estimar os recursos e durações de maneira que fique visualmente fácil de entender, conforme abaixo. Hipoteticamente, consideremos que o planejamento se inicia em Janeiro do próximo ano.

Apesar de parecer autoexplicativo, quero fazer alguns comentários sobre o modelo de cronograma ilustrado acima:

1. O programa Excel foi utilizado para a elaboração.
2. Os números abaixo dos meses são os dias do mês, citado de 5 em 5 para que o cronograma não ficasse muito extenso. Você pode optar por inerir cada dia, se quiser, mas acho que ficará muita informação.
3. Toda atividade planejada pode ser ilustrada com a cor amarela e a atividade concluída com a verde, mas a cor fica ao seu critério. O importante é atualizar a cor de acordo com a situação da atividade para ter um efeito visual claro.
4. As atividades foram planejadas de acordo com a minha prioridade. Note que tudo o que está relacionado à infraestrutura está concentrado no primeiro mês do cronograma, pois são itens importantes pra eu iniciar.
5. Com relação aos equipamentos, veja que a câmera é um item essencial e o tripé pode ser comprado só no final do cronograma, pois ele não me fará tanta falta no início.
6. Relação entre atividades: é muito importante observar a relação entre comprar a câmera, fazer o curso de fotografia e produzir portfólio, criar a fanpage e o site. Uma depende da outra!
7. Os recursos em que cito o cifrão “$” estão relacionados ao custo do projeto, que será tratado no próximo artigo.

Após a elaboração do cronograma vem uma parte mais difícil (acredite!): fazer com que as atividades sejam concluídas conforme planejado.

Cabe ao futuro fotógrafo acompanhar cada passo e manter o cronograma sempre atualizado. Para isso, crie o hábito de conferi-lo uma vez por semana. Coloquem na sua agenda se for necessário, mas façam esse controle.

Eu espero que esse artigo ajude vocês.

Lembrem-se: planejamento é essencial para o nosso sucesso em qualquer área, lugar, momento ou etapa da vida.

Prefira passar mais tempo planejamento ao invés de agir sem pensar e você perceberá o bem que isso lhe fará.

Fiquem atentos ao próximo, em que falarei sobre custos.

Um abraço.