6 etapas na preparação de um ensaio fotográfico

Que tal fazer um upgrade em seu modo de atender os clientes? Dedicar-se para a excelência no atendimento pode ser o caminho para elevar seu serviço fotográfico e se diferenciar no mercado profissional. Conheça seis etapas na preparação de um ensaio fotográfico que podem fazer seu cliente um grande aliado na captação de novos serviços.

Olá, povo do clique. Estou muito feliz estar com vocês. A intenção dessa coluna é compartilhar experiências, discutir assuntos que nos façam evoluir no mundo fotográfico, que tenho certeza, é a paixão de todos por aqui. Então, vamos lá ao primeiro artigo!

Na fotografia profissional, o cliente é o melhor aliado. Ele divulgará seu trabalho, seja com bons olhos, indicando você a outras pessoas, ou seja, com polegares para baixo, também indicando você a outras pessoas, mas desta vez com a clara mensagem de que: fique longe!

Assim, além de todo o estudo técnico para termos um trabalho muito bom, precisamos evoluir e inovar no processo de atendimento e superação das expectativas que ora criamos, ora o cliente cria. É um processo constante, cansativo, e às vezes ingrato, mas de suma importância para que nossa fotografia seja vista com diferenciais positivos que influenciam o momento da contratação de um profissional.

Mas, existe um pensamento que pode nos nortear durante esta estrada da excelência no atendimento: antes de sermos fornecedores, somos clientes.

Sim, somos clientes em quase todas as etapas de nossa vida, seja ao comprar uma câmera nova ou um sanduíche na esquina. Esperamos (e queremos) o melhor atendimento. E quem não quer?

Se nos dedicarmos com a mesma energia a prestar um atendimento à altura de nosso trabalho fotográfico estaremos solidificando o ciclo completo do planejamento, execução e entrega em todo o processo da prestação de serviços.

Mas, vamos ao que interessa. Como se preparar para um ensaio fotográfico em seis etapas.

1 – VENDA, CONTRATO E PAGAMENTO

Durante a fase da venda de um serviço fotográfico, é preciso deixar bem claro o que será feito e, mais claro ainda, o que não será feito. Por exemplo, se você optar em entregar uma quantidade x de fotos tratadas, deixe isso bem claro, informando que só serão entregues tratadas estas fotos e que as outras, ou podem ser adquiridas à parte ou serão disponibilizadas sem tratamento. Dessa forma, é importante listar todos os itens que poderão gerar entendimentos ambíguos e esclarece-los ao máximo.

Se você gosta de incluir brindes aos seus pacotes de serviços, tenha uma atenção especial ao que foi prometido. Os clientes poderão lembrar dos brindes até mais que o que realmente foi contratado. A regra é simples: prometeu, cumpra. Senão o feitiço pode virar contra o feiticeiro, neste caso, o fotógrafo.

Esclarecidas todas as dúvidas do que será feito e entregue ao cliente, faça um contrato com ele. É importante para calibrar expectativas num impasse futuro. Um contrato também eleva o padrão profissional de seu serviço como fotógrafo. Os clientes gostam e se sentem mais tranquilos.

Assinado o contrato, é hora de uma das melhores partes: o pagamento. Recomendo que receba o valor cobrado, no máximo, até a assinatura do contrato. Não deixe para que o cliente faça o pagamento no dia do ensaio, ou pior, no dia em que você entregar as fotos.

Se o cliente não pode ir ao banco/lotérica fazer a transferência/depósito para você, utilize algum serviço de recebimento de valores via internet, como por exemplo, o PAGSEGURO. Você pagará uma pequena taxa, mas terá a tranquilidade de receber seu pagamento pelo serviço que prestará. É claro, se for fazer um parcelamento no cartão de crédito, os juros poderão ser desencorajadores. Planeje isso antes na sua estratégia de preços. A forma de pagamento faz parte dessa estratégia e é importantíssima para que seus custos não superem seus recebíveis. Esteja atento.

Deixar que seu cliente pague no dia do ensaio tem alguns inconvenientes. Por exemplo, ele poderá se atrasar demais, e como não pagou você pode ficar tentado a espera-lo o tempo que for para tentar prestar o serviço e, em consequência, receber por ele. Ou pior, o cliente pode também simplesmente “esquecer” do ensaio (mesmo com seus lembretes periódicos) e querer reagendar em cima da hora, quebrando toda a programação que você tão habilmente fez para o seu dia.

Em geral, o cliente tende a ser mais responsável quando já pagou pelo serviço e está claro o que acontece quando se atrasa ou não comparece no local/data/hora agendada. Ele se esforçará mais para estar presente como combinado.

Sim, clientes se atrasam, chove de uma hora para outra e imprevistos acontecem (inclusive com você, fotógrafo). Cada caso é um caso. Mas, esteja protegido contratualmente. Não há nada mais a ser feito a não ser lidar com esses imprevistos da melhor forma possível.

Eu não tenho medo de cobrar a taxa de remarcação se o cliente for desorganizado ou se atrasar mais que 15 minutos. Agora, se chover, mesmo eu estando no local e o cliente não, avalio cada situação. Em geral, não cobro para remarcar quando a chuva foi a culpada.

Em relação ao pagamento antecipado, se o cliente estiver muito “desconfiado” e não quiser pagar o valor do ensaio na assinatura do contrato, peça para ele pelo menos pagar uma entrada de 50% e o restante no dia do ensaio (nunca na entrega das fotos). Se ainda assim não quiser pagar, não tenha medo de perder esse serviço. Tem algo estranho. E, às vezes, o barato sai caro. Fuja!

E no caso do cliente querer pagar só quando receber as fotos do ensaio? Complicado. Saiba que essas “fotos” são apenas parte do serviço prestado. A participação do ensaio, em um dia divertido e cheio de momentos emocionantes também tem o seu valor. Com certeza seu cliente sai diferente depois de uma sessão fotográfica. E isso tem valor. Não apenas um conjunto de fotos resultante. O serviço é um pacote completo que envolve a entrega de fotos ao final, mas não se limita a isso.

Imagine, seja lá qual o motivo, que depois do ensaio seu cliente “suma”? Isso acontece. Pode surgir outra prioridade na vida dele e ele deixar para te encontrar e pegar as fotos em outro momento. Você ficará a mercê do tempo do cliente para receber seu dinheiro. Não, esta não é uma opção. O ensaio deve ser pago na assinatura do contrato. Faça disso um item no seu checklist de vendas.

2 – REUNIÃO PRÉ-ENSAIO

Assim como a venda deveria ser feita presencialmente, a reunião pré-ensaio também. Inclusive, você pode tirar uns minutos após a assinatura do contrato para conversar com seu cliente sobre como será o ensaio. Faz parte do desenvolvimento de uma empatia, e vai facilitar, e muito, o relacionamento de vocês durante toda a sessão fotográfica.

Nos dias atuais, é muito mais prático e rápido seu cliente te procurar ou pelas redes sociais ou por seu WhasApp/e-mail, querer ver seu portifólio, receber uma proposta e fechar o ensaio, tudo isso utilizando os recursos digitais ao alcance de quase todos. E isso não é ruim. Permite que possamos fazer mais coisas em menos tempo, não importa onde estivermos. Temos que aproveitar ao máximo o que a evolução traz de bom para nós.

Pessoalmente ou por meio de recursos digitais, crie um checklist para tratar rapidamente de assuntos importantes, como por exemplo:

• Características do local do ensaio, a data e o horário;
• A importância de chegar uns minutos antes;
• Como remarcar o ensaio, caso seja necessário;
• Quais os figurinos que serão usados, maquiagem, cabelo, acompanhantes;
• Fale sobre seu estilo de fotografia. Afinal, o cliente comprou depois de ver seu portifólio. Falar sobre como você faz as fotos valoriza ainda mais seu trabalho.

Eu incluo dois dados pessoais nesse checklist:

• Se o cliente tem alguma restrição alimentar;
• Qual músicas/bandas/cantores são preferidas.

Essas informações me permitem fazer alguns “mimos” para os clientes. Informo que costumo levar algumas coisas para tornar o ensaio ainda mais agradável, como por exemplo, água mineral, suco integral de uva, biscoitos integrais e barras de cereais. Por isso é bom saber se ele tem alguma restrição com relação a esses alimentos. Se tiver alguma, fale que vai levar apenas a água, mas ele não pode esquecer de levar algumas frutas, biscoitos ou barrinhas. É importante. Ah! Eu levo sempre repelente de insetos. Não custa nada se prevenir.

Sobre a música. Acho que flui melhor quando você pode colocar uma música para que o cliente ouça durante o ensaio. Ajuda a relaxar e você pode aproveitar a empolgação dele para fazer fotos exclusivas (imagine se eles começam a dançar? Incentive isso. Que maravilha de momento!). Eu uso o Spotify, que consome menos dados. Se você não tiver, utilize o YouTube que tem tudo lá. Não esqueça de deixar a bateria de seu celular carregada, que é um item que deverá estar no checklist pré- ensaio.

Além disso tudo, na reunião pré-ensaio converse com o cliente e tente descobrir qual é a expectativa dele em relação as fotos. Atender a essa expectativa é o mínimo que podemos fazer. Mas, lembre-se: surpreenda sempre que puder!

Este assunto é bem interessante e extenso, mas podemos aprofundar mais num outro momento. Se quiserem, coloque nos comentários, combinado?

3- NO DIA DO ENSAIO

Chegou o grande e importante dia. Deixe seu cliente saber que para você é tão importante quanto para ele. Mande uma mensagem lembrando do ensaio, informando o local, data e horário e pedindo para chegar uns minutos antes para combinarem os detalhes finais. Se for ao ar livre, informe também sobre a previsão do tempo para o local e horário e, se você sentir que não será favorável para o ensaio, dê a opção de remarcar sem custo. Afinal, você ainda está no conforto de sua casa ou estúdio.

Se o ensaio se confirmar, chegue pelo menos 20 minutos antes. Se possível, dê uma rápida olhada nos locais que serão usados para fazer as fotos. Não custa verificar se estão limpos, se tem alguma coisa que possa atrapalhar (uma barraquinha instalada recentemente, por exemplo), ou se tem algum evento ocorrendo no local. Assim, você terá tempo de traçar um plano “b”.

Faça seu trabalho como você costuma fazer e propicie uma experiência interessante e divertida ao seu cliente. Procure ser pontual, iniciando e terminando no horário previsto. Não exija demais dos clientes. A maioria não tem costume de ser fotografado. O menos é mais.

4 – FINALIZANDO O ENSAIO

Após a sessão fotográfica, ofereça novamente água, suco ou biscoito e gaste alguns minutos explicando como será o próximo e importante passo: receber as fotos do ensaio. Explique qual é seu processo de tratamento e edição, e quais os recursos você utiliza para facilitar a vida do cliente. Valorize seus diferenciais.

Antes, algumas dicas que tem funcionado muito bem comigo:

1. Não entregue fotos repetidas ou com erros: faça um tratamento e seleção básica (eu uso e recomendo o Adobe Lightroom), mesmo que seu cliente não fique com todas as fotos. Eu sei, toma tempo e as vezes não compensa financeiramente, mas, o cliente visualizar fotos com erros ou repetidas não eleva o patamar de seu trabalho. É melhor gastar seu tempo do que o tempo de seu cliente nesse processo. Eu recomendo fazer um tratamento básico que chamo de LUZ, COR E FOCO. Em LUZ, você corrige os problemas de exposição; em COR, ajusta a temperatura, saturação, vibração, curvas, entre outros; em FOCO, você corrige problema de enquadramento, nitidez e até mesmo ruído. E pronto. Fotos bonitas, únicas e com seu toque pessoal.
2. Se você oferecer um tratamento avançado nas fotos como a remoção de marcas ou manchas, é melhor permitir que ele selecione as fotos antes de fazer esse tratamento. O que não impede de você fazer o tratamento básico primeiro.
3. Se for permitir que o cliente selecione as fotos que mais gostar, na quantidade descrita no pedido e contrato, utilize algum sistema online que facilite esta etapa. Você exportará as fotos em baixa resolução (algo como 600 x 400 px) e com logotipo, para dificultar cópias não autorizadas e enviará para o cliente o link de acesso. Eu uso o 46graus e recomendo (até 1 GB grátis). O cliente seleciona as fotos e pode ter interesse em mais fotos do que as contratadas. Nada melhor que pode vender as fotos adicionais, não é mesmo?

Com as fotos selecionadas, você deverá exporta-las em uma resolução maior (costumo fazer isso em 1800 x 1200 px, descrito inclusive no contrato) e disponibilizá-las para download utilizando algum sistema de compartilhamento de arquivos. Eu recomendo o Dropbox. Tem outros semelhantes, mas acho esse bem fácil explicar para eles como usá-lo. Inclusive, quando termino o ensaio, pergunto se eles conhecem essa ferramenta. Se não, eu envio um convite direto do Dropbox. Assim, eles também terão um local na nuvem para guardar suas fotos e eu ganho mais espaço por ter indicado outra pessoa (500 mb por pessoa indicada). Uma mão lava a outra.

Eu não utilizo mídias como CD ou DVD. São bem frágeis e as vantagens de se entregar fotos online são muito claras. O cliente recebe de imediato suas fotos, não corre o risco de perde-las e ainda pode compartilha-las com todas as pessoas da família e amigos. Eu uso um pendrive para grandes eventos, como casamentos, batizados e 15 Anos (entrego um kit bem bonito, com estojo, pendrive e fotos impressas, numa caixinha especial, mas esta é outra história). De resto, entrego fotos pelo Dropbox para todo mundo. Sei que há clientes que exigem um CD ou DVD com as fotos. Não custa atendê-los. Mas, é cada vez mais raro alguém me pedir isso.

5 – DEPOIS DO ENSAIO

Ao chegar em casa ou no estúdio, é importante fazer a importação das fotos para seu computador e executar um backup dos arquivos. É imprescindível ter uma rotina de backup consistente e confiável. Eu utilizo dois computadores, sendo que o servidor de backup tem HDs espelhados, com cópia automática da máquina de produção. Vamos falar mais sobre backups automáticos em breve, aqui na Fotografia DG.

Feito o backup, acesse as fotos importadas e confira se está tudo ali. Se encontrar qualquer divergência, refaça a importação e backup. Agora, mais uma dica que considero uma das mais importantes, e que me ajuda a conseguir clientes antes mesmo de disponibilizar o ensaio para o cliente:

Separe uns dez minutos de seu tempo e selecione entre uma e três fotos que você mais gostou do ensaio desse cliente. Faça um tratamento básico e exporte em baixa resolução, com o seu logo/site/facebook. Envie estas fotos para o WhatsApp ou e-mail do cliente, com um texto agradecendo a oportunidade em atendê-lo e esperando que ele tenha gostado da experiência. Informe que está enviando algumas fotos para aguçar a curiosidade e que em até x dias a galeria de fotos para seleção será liberada (ou as fotos serão enviadas, depende do que está em seu contrato). E pronto!

Se você conferir a foto do perfil do WhatsApp do cliente verá que quase sempre ele muda a foto, publica no Facebook ou Instagram e até mesmo te marca. Não deixe de comentar quando for marcado. Faz parte e vale muito a pena!

6 – ENTREGA

Acho que a maior recomendação aqui é: cumpra o que foi prometido e dentro do prazo combinado!

Isso mesmo, se prometeu entregar a galeria de fotos para seleção em cinco dias, tente entregar em quatro. Se prometeu dez fotos impressas, entregue onze. Tente fazer mais do que prometeu, em menos tempo. Surpreenda-os! Os clientes amam isso.

Outro “mimo” que costumo fazer com meus clientes e com resultado positivo é entregar um material impresso que não consta no contrato. Por exemplo, algumas fotos impressas tamanho 15 x 21 cm ou um pôster do tamanho 30 x 40 cm. O custo é baixo, mas com resultado interessante.

Depois de entregar as fotos selecionadas (sejam digitais e/ou impressas), aguarde um ou dois dias e volte a falar com o cliente para saber se ele gostou do serviço como um todo e se indicaria você à outra pessoa. Se ele informar algo que não gostou, receba como crítica construtiva. Se for possível corrigir, faça isso e assuma o erro. Se for uma característica de seu trabalho, tente ser claro e explicar novamente.

Podemos não agradar a todos. Mas, é importante agradar a muitos. Afinal, somos profissionais, precisamos de clientes e temos que crescer cada dia mais, com respeito pelas pessoas, fé em dias melhores e muita, muita responsabilidade, e assim elevar a nossa fotografia a um outro patamar, mais longe do frio digital e mais perto do calor humano.

Ah! Crie rotinas para manter contato periódicos com seus clientes. O pós-venda ativo garante indicações e não abre espaço para a concorrência.

Espero que tenha gostado desse pequeno compartilhamento de experiências. Ele cria muitos outros pontos que podemos explorar. Estou animado e à disposição para isso.

Críticas e sugestões nos comentários. Bons cliques a todos.